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增加黄金时间的五个步骤

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  要掌握一项新的技术,关键在于确立“理想的状态”,对比前面的黄金时间五大原则,我们下面来认清理想与现实的差距,用5个步骤学习消除差距的方法,并加以实施。认真地遵循5个步骤,就能增加有意义的时间。

  1、把握现在面临的问题

  在麦肯锡,人们总说,只要把握现状,问题就解决了七成。这种方法有两个关键词,一是“运用整理归纳法”,二是“量化”。首先通过整理归纳法,个别具体地分析我们到底想要改善什么。接下来,对分解后的问题按优先顺序进行排序。排序最有效的方法是量化。

  一般人花在“I 消 费 ”上的时间大约是 60%,“II 浪费”占 20%,“IV 闲耗”占15%,“III 投资”上大概只有5%,最多不超过10%.

  这样分配时间最大的问题是,总时间的80% 花在了“紧急”轴线,无怪乎我们每天都感觉自己被最后期限逼得很紧,心里觉得很累很忙。紧急的事情多数都与工作相关,所以紧急的事情越多,劳动时间就越长,越容易导致工作与生活失衡。

  如果长期在紧急(“I 消费”和“II 浪费”)上花费大量的时间和精力,根本不可能再有精力和时间去进行“III 投资”,只能把剩下的时间都“IV 闲耗”了。这样一来,我们事后更加后悔,“又浪费了这么多时间干这些无聊事”。 另一方面,不积极投资又会导致我们工作能力下降,职位不保,结果需要花更多的时间在紧急的“I 消费”和“II 浪费”上,导致恶性循环。

  关键就在如下两个方面 :一,缩减“II 浪费的时间”和“IV 闲耗的时间”,增加“III 投资的时间”;二,利用“III 投资的时间”,更有效地发挥“I 消费的时间”的作用。

  最理想的状态关键在于确保 30% 的“III 投资的时间”。假设我们清醒的时间为 16 个小时,那么每天保证将近 5 个小时的投资时间是最为理想的。

  然后把“I 消费的时间”控制在 50%、每天8小时以内。要达到这一点,必须减少交通时间以及无意义的会议的时间。

  另外,还要尽量将生产率较低的“II 浪费的时间”控制在 10% 以内。这就需要我们缩短上下班等交通所花费的时间,必要时应该重新考虑是否需要调整工作或搬家。

  最后,用于放松以及周转的“IV 闲耗的时间”,也应该尽量控制在10% 以内。

  如果使用上面的时间分配方式,重要:不重要 =8:2,紧急和不紧急的比例就成了6:4.即使是做需要按期完成的工作,心情上也会感觉轻松许多。这样的分配方式让我们不再感到时间紧迫的巨大压力。

  2、确定不该做的事

  精简工作比增加要做的工作更值得我们思考。对不该做的事和想要完成的事同样重视是工作能够顺利进展的秘诀。看准什么是你的“时间窃贼”,确定不该做的事。

  3、确定可以委托别人做的事

  必须完成的事情当中,一定有你不擅长或者不想做的事。这时你应该思考如何才能让自己不做,或者是否能够委托别人来完成。

  4、提高必做之事的效率

  具体的做法可以分为7项 :

  1)活用记事本,将它作为时间管理的起点。

  2)养成健康的生活习惯。

  3)借助他人的力量,增强克制力。

  4)灵活选择住所的位置。

  5)控制交通耗时。

  6)提高做家务事的效率。

  7)重新认识生活中的零散时间。

  5、综合实践新的行动方案

  新学到的时间管理方法很难坚持到底的根本原因在于:还没有做好步骤1——3,就急于尝试步骤4——5很多过去的时间管理方法总是建议我们一开始就尝试新的方法,但是正确的做法是,先踏踏实实地实践步骤1——3,因为“唯有时间上有了空余,才能接纳新的做法”。

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